Mahnwesen
Das Mahnwesen eröffnet die Möglichkeit, die Leihgabe mit einer Frist zu versehen. Bei Ablauf der Frist können Sie automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Leihnehmer versenden. Außerdem können Sie Mahnschreiben erstellen und diese drucken, in diversen Formaten exportieren oder per E-Mail versenden.
Im Dialog Optionen können Sie das Mahnwesen aktivieren. Nutzen Sie die Mahnfunktionalität nicht, so sollten Sie diese aus Performance-Gründen deaktivieren.
Um die Mail-Funktionalität zu verwenden, müssen Sie eine Absender-E-Mail-Adresse hinterlegen. Hierzu muss der Postausgangsserver (SMTP) konfiguriert werden. Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Internet-Service-Provider (ISP).
Sie können auch die voreingestellte Konfiguration verwenden. Aus Datenschutzgründen wird jedoch empfohlen, eine eigene, selbst verwaltete E-Mail-Adresse zu verwenden.
Mahnwesen
Die Bearbeitungsseite ist sichtbar, wenn Sie das Mahnwesen in den Optionen aktivieren.
Mittels des Softkeys „Navigator: Mahnungen umschalten“ filtern Sie den Navigator auf Personen, die bei einem Lernmittel die Leihfrist überschritten haben.
Die Maske unterteilt sich in 2 Auswahlbereiche.
- Unbearbeitete Überziehung der Rückgabefrist
- Begonnene Vorgänge
Im Bereich „Lernmittel mit überschrittener Rückgabefrist“ entscheiden Sie für die angekreuzten Lernmittel, ob Sie die Rückgabefrist verlängern oder eine Informations-E-Mail an den Leihnehmer senden und damit einen Mahnvorgang starten wollen. Die Email-Adresse des Empfängers entnimmt Inventory aus dem angeschlossenen Schulverwaltungsprogramm, sofern vorhanden. Ist keine E-Mail-Adresse im System vorhanden, wird der Vorgang bei Aufruf der Funktion „Senden“ in das untere Fenster übernommen und mit dem Status „Fehler“ versehen.
Im Bereich Mahnvorgänge können Sie für die getroffene Auswahl ein Mahnschreiben drucken. Jeder Ausdruck eines Mahnschreibens erhöht die Mahnstufe.
Um einen Mahnvorgang abzuschließen, stehen 3 Buchungsmöglichkeiten zur Auswahl:
- Das Lernmittel wurde zurückgegeben und steht wieder zur Vergabe zur Verfügung.
- Das Lernmittel wurde mit dem Schüler verrechnet und als verkauft gebucht; es steht nicht mehr zur Vergabe zur Verfügung.
- Der Verbleib des Lernmittels ist ungeklärt; es steht nicht mehr zur Verfügung.
Eventuelle Fehlbuchungen können Sie über „Details für Auswahl speichern“ korrigieren, siehe Exemplare.
Die Form der E-Mail bzw. deren Standardtexte kann über das untenstehende Fenster angepasst werden:
Zusätzlich können Sie über die Checkboxen weitere Angaben für die E-Mail aktivieren.